SDM, Smart Document Management, è una piattaforma indispensabile per la digitalizzazione, custodia e gestione dei documenti.
Grazie alle sue funzionalità, è possibile la completa gestione degli archivi sia fisici che digitali, supportando le attività di presa in carico (integrazione con lettori laser per la registrazione nel sistema delle unità di archiviazione, generazione barcode ecc.), di gestione dello scarto d’archivio, di logistica degli archivi (completa mappatura del deposito), delle movimentazioni, della digitalizzazione dei documenti, della ricerca dei materiali ecc. L’utilizzo di SDM comporta numerosi vantaggi sia in termini di velocità che qualitativi, in quanto tutte le operazione di presa in carico e di ricerca dei documenti sono molto più rapide perché centralizzate su un unico sistema che gestisce l’intero processo lavorativo.
Il sistema, inoltre, registra tutte le operazioni effettuate e riporta in tempo reale lo stato delle lavorazioni, tracciando anche la posizione fisica della singola unità archivistica (posizione nel deposito, posizione geografica all’atto della presa in carico, posizione geografica alla consegna e durante il trasporto). Infine, la piattaforma SDM prevede la gestione controllata di utenze, permessi e gruppi, garantendo la possibilità solo a determinati utenti di operare a vari livelli.
Il Sistema di Back end rappresenta l’interfaccia di SDM verso gli operatori di CSA ed è a supporto dei seguenti processi: presa in carico degli archivi (sia cartacei che digitali) con catalogazione/inventariazione. Gestione logistica dei depositi con richieste di movimentazione (ricerca, recapito e riposizionamento dei documenti originali richiesti per la consultazione). Digitalizzazione dei documenti e gestione della sicurezza delle informazioni (file di log, gestione di utenti e gruppi, gestione dei diritti di accesso ecc.).
Il sistema di Front end rappresenta l’interfaccia di SDM verso gli utenti, offrendo le seguenti funzionalità: ricerca, consultazione e stampa dei documenti digitali, richieste di movimentazione dei documenti cartacei, verifica dello stato di evasione delle richieste di movimentazione.
Attraverso il cruscotto, fruibile sia da Back-end che da Front-End, l’utente può avere una visione sintetica delle movimentazioni, dei rientri e delle nuove unità di archiviazione inserite. I report, scaricabili nei formati più diffusi sono personalizzabili in base alle esigenze dell’utente attraverso la definizione di specifici parametri (data, utente e/o ufficio richiedente, tipologia di movimentazione, modalità di richiesta, priorità assegnata ecc.).
Archiviazione fisica del documento cartaceo e conservazione sostitutiva a norma del documento elaborato. Il sistema di conservazione garantisce autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici.
Attraverso questo modulo è possibile apporre firme digitali e marche temporali senza installazione di hardware dedicato, possibilità di disporre in ogni momento ed in ogni luogo della propria firma digitale; marche temporali che consentono di attribuire data e ora certe a un documento informatico.
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