Digitalizzazione Documentale

Digitalizzazione documentale

La digitalizzazione delle informazioni contenute sui documenti cartacei è il primo passaggio essenziale per affrontare il rinnovamento digitale, senza di essa si rischia di compromettere la continuità tra il passato e il futuro di una struttura e di perdere la memoria storica.

L’archiviazione digitale di un documento è il procedimento tecnico mediante il quale un originale cartaceo viene acquisito in formato elettronico ed indicizzato. Il risultato di tale operazione è la creazione di un archivio digitale attraverso il quale possono attivarsi diverse operazioni, dalla semplice ricerca per metadati alla ricerca full-text, dal controllo di gestione all’alimentazione di Big Data sino all’integrazione con sistemi informatici.

Con un eccellente team di archivisti ed informatici, CSA è in grado di fornire il servizio di digitalizzazione su ogni struttura produttiva, sia pubblica che privata.

Le attività di acquisizione ottica di CSA sono supportate dai migliori dispositivi presenti sul mercato e da una procedura di verifica e validazione consolidata dal nostro team di Quality control; una volta acquisite, le immagini vengono indicizzate secondo un protocollo concordato con il cliente. In fine, i documenti acquisiti alimentano l’archivio digitale di SDM, il nostro software web based per la gestione massiva e consultazione di archivi digitali. I fascicoli dell’archivio digitale possono essere aggiornati con tutta la nuova documentazione prodotta. Tutte le informazioni digitalizzate sono reperibili grazie ai motori di OCR e ICR sviluppati da CSA.

Tra le attività della Digitalizzazione Documentale sono incluse:

Normalizzazione documenti

Preparazione di tutta la documentazione con apertura dei sottofascicoli e fogli piegati; eliminazione dei punti metallici con strisce adesive e ordinamento interno secondo protocollo concordato

Scan documenti

Scansione dei documenti con apparecchiature di fascia high-quality, con correzione e calibratura delle immagini e controllo della qualità  dei documenti acquisiti

Indicizzazione ed OCR

Creazione file indici e schemi di metadatazione, motore di OCR per estrapolazione dati e ricerca Full-text

SDM

Software di gestione documentale di CSA

Vantaggi

  • Immediata fruibilità  delle informazioni e semplice consultazione dei documenti in digitale
  • Riservatezza e sicurezza dei dati
  • Drastica riduzione dei tempi di consultazione dei documenti
  • Recupero di risorse umane da destinare ad altre attività
  • Riduzione dei costi legati all’invio delle copie cartacee
  • Riduzione dell’impatto ambientale

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Accredia - L'ente di accreditamento Sistema di gestione qualificato certificato Sistema di gestione per la sicurezza delle informazioni certificato Swiss Certified Conservatore accreditato AgID Associazione Nazionale per Operatori e Responisabili della Conservazione Digitale Coalizione dei conservatori accreditati - ANORC AIFAG